Focalizzare gli obiettivi con le to-do list

Mi sono accorta che è davvero da molto tempo che non scrivo più qualcosa per la serie Semplificare. Eppure questi giorni sono così pieni di attività e impegni, che semplificare dovrebbe essere la parola d'ordine del mese di dicembre.

Semplificare per godersi i giorni di festa, semplificare per passare più tempo con le persone che ci amano senza investirlo in relazioni inutili, semplificare per chiudere tutti i cerchi rimasti rimasti aperti e lasciare spazio ai nuovi progetti dell'anno che viene.

Spesso spendiamo tante energie in imprese che non ci portano da nessuna parte.

Quando ero una giovane moglie, raccoglievo ritagli e fotocopie di ricette, pensando che prima o poi le avrei provate tutte. Allora come adesso, ero una donna che lavora a tempo pieno, certe ricette pertanto erano impossibili da realizzare se non nel weekend. Ci sono solo 52 weekend all'anno, ma vi assicuro che raccoglievo diverse ricette al giorno!
Oltretutto non mi sono mai vista come la mogliettina che aspetta il marito col grembiule legato in vita e la messa in piega perfetta mentre il tacchino cuoce in forno...
Perché lo facevo?
Ancora oggi mi ritrovo tra le mani ritagli di ricette mai provate e che non ho intenzione di provare. Fogli sparsi che riempiono i miei quaderni di cucina e rendono complicato trovare ciò che davvero mi serve...
Quanto tempo sprecato!

Analizziamo la nostra giornata e cominciamo a pensare ad ogni cosa che facciamo, ogni più piccola attività, come qualcosa che può portare nuova linfa o consumarci. Sono attività che ci migliorano ed arricchiscono o si tratta solo di spazzatura?

Attenzione, perché al giorno d'oggi moltissime cose che appaiono gratificanti e gradevoli sono invece spazzatura mentale.

La notifica dai social, il tag sulla foto, la richiesta di amicizia, il tweet, il nuovo episodio online... Sono tutti eventi che gratificano e alzano i livelli di dopamina, ma è un finto benessere che fa stare bene in quell'istante e che allontana inesorabilmente dagli obiettivi.
Alla sera, a consuntivo della giornata trascorsa, queste attività non ci gratificano affatto, anzi ce ne vergogniamo: un' altra giornata in cui non abbiamo fatto nessun passo avanti.

Quali strumenti possiamo utilizzare per portare a termine con efficacia le attività e raggiungere i traguardi che desideriamo?

Le liste, utilizzate in modo opportuno, sono un ottimo strumento per valutare i progressi e focalizzarsi su un obiettivo.

La lista bidone

Utilizzare le liste non significa raccogliere tutte le cose da fare in un elenco che cresce a dismisura: questo è un buon modo invece per fare fallire questo utile metodo.
La lista raccoglie le attività da fare, deve essere in continua mutazione e aggiornata in tempo reale. Aggiungere semplicemente le cose da fare ad una lista già di per se piuttosto lunga, significa continuare a procrastinare le incombenze più fastidiose, noiose, o complesse.

Esaminando una lista, viene naturale scegliere per prime le cose più piacevoli, o brevi, o urgenti., ma non è sempre il metodo giusto.

In ogni caso se usiamo la lista come un semplice bidone, molte attività resteranno nei to-do un anno per l'altro, e questo non ci renderà né più efficienti, né più contenti.
Le attività che si continuano a rimandare mese dopo mese e anno dopo anno, vanno invece valutate attentamente: forse qualcosa di più grande del senso del dovere ci frena nel portarle a termine. 
O forse non sono poi così importanti: in questo caso è opportuno eliminarle dalla lista.

Personalmente ho liste differenti per le cose da fare in casa, al lavoro e quando sono in giro. Questo metodo va bene per me, ma ognuno troverà il modo per organizzarle meglio in base alla localizzazione o alla priorità.
La cosa più importante, a mio parere, è poterle avere sempre a portata di mano.

Ricciolini e fiorellini

Uno dei più seguiti coach di produttività personale, Andrea Giuliodori, afferma che se perdi 10 minuti per scrivere un'attività da 2 minuti, c'è qualcosa che non va.

Lo strumento che utilizziamo per gestire la nostra lista, digitale o cartaceo, deve innanzitutto essere pratico e sempre disponibile, perché non possiamo sapere quando ci verrà in mente qualcos'altro da fare.

Vi rimando all'efficacissimo blog di Andrea per l'elenco dei migliori supporti di gestione liste, ma voglio sottolineare che, per mia esperienza, se ci concentriamo troppo sulla forma in cui stiliamo la to-do list, come certi bullet journal o agende estreme, tenderemo ad avere liste meno aggiornate e poco pratiche, sopratutto se non disporremo subito dei pennarelli e washi tape necessari.
Confesso che ho ceduto più di una volta alla scimmia del journaling estremo, ma ho realizzato ben presto che una cosa è divertirsi o rilassarsi a decorare moleskine (e continuo a farlo quando mi va), ma ben differente è la gestione del tempo e degli impegni in modo veloce e pratico. Non devo necessariamente farmelo piacere: quello che mi serve davvero è un riscontro immediato.
Occhio quindi alla praticità.

Foto: Miss Panda @panda_planning

La lista giornaliera

Prendersi del tempo al mattino per stilare una lista di cose da fare nella giornata, è sempre una buona idea. Alla sera compilo una lista delle cose che voglio o devo completare il giorno seguente, e al mattino la riguardo e la aggiorno con le cose di minore impòortanza che mi sono venute in mente nel frattempo.

Una lista giornaliera deve tenere conto delle attività già pianificate per quella giornata, e non potrà essere una lista interminabile, perché dovremo sempre tener conto del vincolo delle 24 ore.
Nella mia lista normalmente ho un compito principale e qualche attività di media importanza, oltre ad un imprecisato numero di attività minori che portano via solo pochi minuti e che svolgo come filler tra i compiti principali.

Le attività che sono diventate un'abitudine quotidiana non compaiono nella mia lista, mentre le attività che hanno una precisa collocazione temporale verranno anche riportate nell'agenda.

Compilare la lista giornaliera sarà anche molto utile per imparare quante cose possiamo fare in un giorno e misurare i nostri limiti.

Leviamoci il dente

Per evitare che alla fine della giornata le attività più brutte o lunghe restino inevase, prima di iniziare qualsiasi cosa evidenzio le tre attività peggiori e cerco di svolgerle entro metà mattina, o comunque per prime.
Gli americani lo chiamano eat the frog, ingoia il rospo, ma comunque lo si voglia chiamare, il concetto è di togliersi dalle scatole gli impegni più noiosi, fastidiosi o brutti.

Per me, che tendo a rimandare le cose più fastidiose, è una tecnica efficacissima e la consiglio a chiunque abbia questo problema.
Dopo aver terminato questo tipo di attività, la giornata mi sembra in discesa, perché mi sono levata il dente. Ogni altra cosa da fare sarà più semplice, breve o divertente.

Le precondizioni sono elementi

Un'altro elemento che può compromettere l'efficacia della lista è quello di attività molto complesse che richiedono una serie di altre attività di preparazione, magari da farsi nei giorni precedenti.
In questo caso le piccole attività propedeutiche dovrebbero essere incluse come voci di lista.
Una volta completate, verrà abbastanza naturale procedere con l'attività obiettivo, perché altrimenti avremmo la sensazione di aver sprecato tempo ed energie.
L'aver completato le attività propedeutiche, inoltre, ci farà sentire già a metà dell'opera, rendendo meno pesante dedicarci all'attività principale.

Le liste sono spesso consigliate per organizzare il lavoro o come semplice sequenza delle cose da fare o come banale promemoria.
Il vantaggio che spesso non viene considerato è che scrivendo le cose da fare man mano che vengono in mente, diminuisce immediatamente il mental load, perché possiamo permetterci di dimenticare le cose annotate per lasciar posto ad altro, focalizzandoci senza distrazioni su ciò che conta davvero.


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